¿Cuántas veces le ha tocado pagar una cuota extraordinaria con algo con lo que no estaba de acuerdo o que definitivamente salía de su presupuesto del mes? – Este es un gran dolor de cabeza para muchos propietarios y, aunque no lo crean, administradores.

Aunque muchas veces una cuota extraordinaria es necesaria, otras es simplemente el reflejo de una planificación deficiente de los recursos del condominio, por falta de previsión; algo que puede pasarle a cualquiera. Si bien pueden suceder accidentes, como paredes que se desploman, fachadas que se caen por una construcción con problemas o inclusive rajaduras en la piscina, un condominio debe tratar de prever estas situaciones y, basado en esta previsión, tomar recaudos financieros para fijar sus expensas de la gestión, sin tener que pedir dinero extra a sus copropietarios a la mitad del camino.

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Rajaduras y reparaciones en la piscina; algo muy común en condominios

¿Cuáles son los pasos recomendables para fijar un presupuesto? – La verdad es que no es nada del otro mundo. La primera tarea es revisar el histórico de todas las cuentas en las cuales el condominio ha gastado o invertido en años o meses pasados, dependiendo la cantidad de datos que se tenga. A partir de esta información, se debe crear lo que los contadores llaman un plan de cuentas; que no es otra cosa, que una lista de cuentas hacia las cuales el condominio genera ingresos o egresos. “Jardinería”, “Seguridad”, “Alquileres de áreas comunes”, etc., son solamente algunos de los ejemplos de la amplia variedad de cuentas que puede tener un condominio o edificio.

El segundo paso es definir cuánto se va a gastar promedio en cada cuenta (probablemente también basándose en un valor histórico) al mes y hacer previsiones para aquellos meses que tengan un mayor gasto en una cuenta determinada, como por ejemplo “Fumigación”: una actividad que el condominio probablmente no realiza todos los meses, pero si con cierta periodicidad más amplia. Esto debe planificarse cuidadosamente para evitar quiebres de flujo y tener que recurrir a las famosas cuotas extraordinarias. Un tercer paso es definir los ingresos extraordinarios que va a tener el condominio en esa gestión. Por ejemplo, si alquila un espacio para cajeros automáticos o cobra el uso de áreas comunes. Estas son cuentas que también deben considerarse para amortizar gastos, en caso de que existan.

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Tener un presupuesto es fundamental para todos los condominios.

Finalmente, aún si hay ingresos no derivados de expensas, es muy probable que quede una diferencia por cubrir. Esta diferencia es la que debe prorratearse entre todas la viviendas, añadiendo un margen de seguridad para cubrir los meses que hubiesen deudores morosos, por supuesto, además de prever siempre un “colchón financiero”. Y es así, como se fijan las expensas. Dicho presupuesto se debe aprobar, de acuerdo a los estatutos del condominio, para que la administración pueda regirse por él al pie de la letra. Será una tarea simple siempre y cuando se haya elaborado con suficiente precaución.

Todo lo anterior es factible de hacer en una planilla Excel, sin embargo, Mencargo tiene la solución perfecta: Cash Mencargo. Un software anexo a Mencargo, que permite guiar al administrador paso a paso en la creación de su plan de cuentas, presupuestos, fijación de expensas y registro de operaciones del día a día, de la forma más amigable, con un sistema muy intuitivo, que no requiere conocimientos ni formación previa en contabilidad o ramas afines. Además, Cash Mencargo generará los reportes financieros del condominio automáticamente cada fin de mes, los mismos que los copropietarios podrán consultar desde su teléfono, logrando así una transparencia sin precedentes en la administración de condominios.

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