WhatsApp se ha convertido en una de las redes sociales más utilizadas para diferentes propósitos, especialmente en América y Europa. Millones de usuarios hoy en día utilizan esta aplicación para comunicarse, vender, comprar, relacionarse, trabajar, coordinar, hacer planes (o deshacerlos) y un sinfín de cosas más. Es difícil imaginarse la vida sin WhatsApp y clara prueba de esto es que, cuando se cae, todos sentimos un vacío que ocasionalmente lo llena Telegram, otra aplicación similar, pero segunda en el mercado.

No obstante, la cuestión es si el condominio debe tener un grupo de WhatsApp con su administración, directorio, etc. o es mejor mantenerse al margen. La respuesta, como suele ser muchas veces, no es tan simple: depende. Hay varios puntos que considerar antes de dar un veredicto.

How 'WhatsApp group admin' became one of the most powerful jobs in politics

Primeramente, ¿será un grupo de todo el condominio? – Por extraño que parezca, la respuesta muy rara vez es “sí”, especialmente en condominios grandes. En estos casos, generalmente lo que sucede es que se terminan agregando contactos entre los vecinos conocidos y armando una red que puede dejar excluido (con o sin intención) a más de un vecino. Para hacer un grupo de absolutamente todo el condominio, el proceso de agregado de contactos debiera estar ordenado y centralizado en alguien que destine tiempo y esfuerzo a gestionar el grupo, persona que comúnmente sería el administrador del condominio. Sin embargo, esto le quita tiempo para sus tareas usuales de efectuar cobranzas, gestionar informes, supervisar al personal, hacer las tareas de mantenimiento, etc., pudiendo restarse puntos en los buenos resultados que se espera de él.

Segundo: asumiendo que se ha creado el grupo con un protocolo de adhesión establecido, ¿cuál es el fin del grupo? – Este es un punto que se tiende a pasar por alto y no es menor. Hay que dejar muy en claro a todos los participantes, cada que ingresan y mandando recordatorios oportunos, cuál es el objetivo para el cual el grupo fue creado. Esto debiera derivar en las reglas que mantendrán el grupo funcionando: ¿se permite enviar publicidad?, ¿uno se puede quejar de otro vecino en el grupo?, ¿se pueden enviar noticias que se consideren de interés?, etc. Por cómico que parezca, estas preguntas rara vez tienen una respuesta determinante y peor aún, las reglas que se generan a partir de ellas, rara vez son respetadas, lo que deriva en problemas con los administradores, directores y entre los vecinos.

Tercero: ¿será un WhatsApp oficial o uno recreacional? Es importante resaltar que, por la conducta de nuestra sociedad actual, es casi imposible impedir que se formen grupos de WhatsApp de cualquier tipo, en cualquier sociedad y un condominio no está exento de aquello. Es natural pensar que es un canal para que “las cosas se comenten y resuelvan más rápido”, aunque realmente puede ser todo lo contrario. Si se trata al grupo de WhatsApp como un canal oficial, el administrador recibe muchísimo más trabajo y aunque parezca irreal, lo hace potencialmente menos eficiente. ¿Por qué? Pues, muy simple: porque recibe las solicitudes de los copropietarios de forma desordenada.

Entonces, ¿cuál es la recomendación que podemos darles? – Dentro de todo, es muy simple: tener uno o más grupos en el condominio, (con las reglas sumamente claras y tan definidas como sea posible) puede ser saludable y adecuado para fomentar buenas interacciones entre vecinos e inclusive, con la administración, siempre y cuando no se considere un espacio de caracter formal. En dicho grupo se podrán vertir comentarios, quejas, consultas e inclusive publicidad si está permitido, pero cualquier solicitud o queja administrativa o al directorio debe utilizar un canal formal, con el objetivo de tener un debido reporte, seguimiento y conclusión.

Para coadyuvar en esto, Mencargo te ofrece un sistema brillante de gestión de tareas. Basado en el sistema japonés Kanban (el mismo que usan afamadas herramientas como Trello o Asana), Mencargo le brinda a los copropietarios la posibilidad de reportar temas, problemas, quejas, consultas y mucho más, desde la aplicación, con un alto nivel de parametrización en cuanto a categorías y ubicaciones, definidos por el administrador, para que este haga el debido seguimiento hasta la resolución del problema. La gran ventaja, es que el propietario y el condominio en en general, tanto como el administrador por supuesto, pueden seguir el camino de su tarea, fase por fase hasta que se vea resuelta. En el camino pueden adjuntar imágenes, comentar, delegar responsabilidades, poner fechas de conclusión y mucho más, haciéndolo un sistema integrado a la aplicación, muy cómodo, con toda la información necesaria.