Como administradores o directores, administrar áreas comunes en un condominio no es fácil. Siempre hay quejas de que alguien las acapara en un feriado o de que no están en condiciones, o inclusive suceden conflictos entre los vecinos. Siempre pasa. La preguna que muchos administradores se hacen, es qué hacer para evitar estos problemas y tantos otros más que se producen con las áreas comunes. A continuación, te dejamos algunos tips
Dejar siempre las reglas claras
Todos los condominios deben tener reglas y estas reglas deben ser visibles para todos; inclusive para el personal de seguridad, quien muchas veces se encarga de hacerlas cumplir. Muchas administraciones o consultores legales se encargan de establecer reglamentos y estatutos, pero rara vez alguien los lee, salvo que sea un aficionado a las normas, un administrador profesional, un abogado del condominio o quizás un director muy aplicado. Esto sucede, ya sea porque no las tiene al alcance o porque derechamente, no tiene la disposición o el tiempo. Naturalmente, contra esto segundo poco se puede hacer, pero ya sabemos muy bien que el desconocer la Ley no nos exime de cumplirla. Es por esto que, en realidad, el enfoque debiera estar en resolver el primer punto: que todos los copropietarios y guardias puedan acceder fácilmente a estos documentos reglamentarios. Para esto, Mencargo permite a los administradores cargar documentos al sistema, que los copropietarios y guardias podrán visualizar inmediatamente desde su celular. De esta manera, si incumplen una norma, no podrán argumentar desconocimiento por no haber tenido a la mano la documentación para leerla y por tanto, deberán remitirse al reglamento.
Hacer el proceso de reserva tan transparente como sea posible
Si hay una constante en los condominios, son las quejas. Todos los copropietarios se quejan, a veces con motivos y a veces sin motivos; esto lo sabemos. Y la administración de las áreas comunes sobre quién reservó primero es una de las quejas más recurrentes en muchos condominios, especialmente los de mayor tamaño. No obstante, no es un problema de dificil solución. Si se tiene un calendario que todos los copropietarios puedan ver y reglas claras de hasta cuando un copropietario puede formalizar una pre-reserva para que nadie ocupe su lugar, los problemas se reducen considerablemente. En este caso, Mencargo ofrece una brillante solución: cada copropietario podrá visualizar todas las áreas comunes disponibles desde su celular y podrá escoger el día y horario que más le convenga, con facilidad absoluta. Si dicho horario estaría pre-reservado o reservado, también podrá verlo en la aplicación y hacer la consulta que estime conveniente a la administración o bien, escoger otro horario u otra área comun para reservar. De la misma manera, el sistema permite parametrizar automáticamente cuánto tiempo de validez tiene una pre-reserva antes de que deba ser confirmada por la administración, así como la anticipación con la que peude realizarse. Todas estas funciones ayudan muchísimo a que tanto adminsitradores como copropietarios no tengan problemas a la hora de utilizar las áreas sociales del condominio.
Gestionar mantenimiento periódico para las áreas comunes y determinar su disponibilidad
Llegar a un área común con todos tus amigos, listo para disfrutar y que esté sucia o en malas condiciones es uno de los peores sentimientos que uno puede tener. Se para la fiesta en seco y hay que comenzar a buscar donde ir, a última hora. Esto casi siempre derivará en un reclamo formal a la administración o al directorio y ciertamente un próximo disgusto. ¿La manera de evitarlo o al menos reducir su probabilidad de ocurrencia? – Mantenimientos perióricos programados, inclusive si el área común “no los necesita” y marcar la disponibilidad del área en función de ellos, con tiempo. El realizar inspecciones periódicas a las áreas comunes es muchas veces una tarea tediosa, sobre todo en condominios que son muy extensos, pero es una tarea a la cual hay que dedicarle tiempo y una vez realizada la inspección, mantener informados siempre a los copropietarios sobre si el área está o no disponible. Para esto, Mencargo tiene una gran herramienta que, con un solo botón, el administrador puede “pausar” la disponibilidad de un área y está ya no estará facultada para reservarse. Igualmente, una vez haya concluido su mantenimiento, con el mismo botón podrá activarla nuevamente para recibir reservas.
Realizar una supervisión del área antes, durante y después de su uso
Inclusive haciendo mantenimientos e inspecciones periódicas, siempre pueden surgir leves inconvenientes. Para evitar esto, es importante destinar algo de tiempo a darse una vuelta por el área común reservada antes, durante (si no es un espacio privado) y después del uso. De igual forma, es importante establecer un protocolo de reservas que permita que la administración tenga un tiempo determinado entre una reserva y otra para realizar inspecciones. Si las reservas son demasiado seguidas, es muy probable que el área común no se encuentre como debiera. Es probable que una administración no disponga del tiempo para hacer estas labores de conserjería, pero se puede asignar un personal de seguridad para hacerlo en medio de sus rondas. Para esto, Mencargo tiene la facultad de informar al guardia sobre todas las reservas de áreas comunes que estén en curso en el día, con hora, responsable y número de invitados. De esta manera, intuitivamente inclusive, el guardia puede dar una vuelta como parte de su ronda de vigilancia y verificar qeu todo esté acorde a lo esperado.
Hacer un reporte de cualquier daño que hubiese quedado
De la mano del punto anterior, ¿qué pasa si hay un problema que reportar? – Pues, es muy simple: debe reportarse inmediatamente para buscarle una solución si es posible o inhabilitar el área temporalemente y relocalizar la reserva, dependiendo de la situación. Muchas veces los reportes del personal de seguridad demoran en llegar a la administarción o derechamente, no llegan. Otras veces, llegan pero no se convierten en tareas concretas a las cuales una administración pueda hacer seguimiento. Para esto, Mencargo dispone de un sistema de gestión de tareas, donde tanto copropietarios como guardias pueden realizar solicitudes de tareas, que la administración debe revisar y dar seguimiento. De esta manera, no solo se ordena la administración, si no también se da certeza al directorio y a todo el condominio en general, que se están llevando a cabo las misiones encomendadas para lograr tener una vida en condominio más fácil, cómoda y segura, con Mencargo.